メールの設定方法と書き方

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携帯やパソコンを買った時にメールアドレスの設定が必要になって来ます。
一度設定すると次に設定する間隔が空いてしまうため、なかなかスムーズに設定ができないことがあります。
メールアドレスの作り方、設定方法を書いてみました。

1.メールアドレスの作り方

まず、メールアドレスを作るためには、そのサービスのアカウントを取得する必要があります。
例えば、ヤフーで取得した場合はYahoo!メール、グーグルのメールはGmail、NSNのメールはhotmail、携帯の会社ではドコモならdocomo、ソフトバンクならsoftbank、auではezwebと代表的にはこんなところでしょうか。

次に構成ですが、メールアドレスは@(アットマーク)の右側に書かれたドメイン名と、@の左側に書かれたユーザー名(メールアカウント)で構成されます。
@の右側のドメイン名は、受信者が利用しているメールサーバを特定するもので、上記に挙げたヤフー、グーグル、ドコモなど、プロパイダーや企業、組織ごとに割り振られている文字列になります。
@の左側のユーザー名は受信者を特定するもので、ここをご自身で設定します。
通常、文字列は小文字英数字とハイフォン、ドット、アンダーバーの組み合わせで、せいぜい10文字程度で良いと思います。
ハイフォン、アンダーバーを多用して複雑にすることも可能ですが、ご自身が覚えやすいように設定しましょう。
ユーザー名は本来大文字小文字を区別されるべきですが、実際は区別されない実装で動いているものが多いそうです。小文字で統一した方が良いと思います。

2.メールアカウントの設定方法

メールアドレスが決まれば、契約しているプロパイダーから、WEBサーバの契約情報が送られてくると思います。
そこには受信メールサーバ、送信メールサーバ、メールアカウント、メールパスワード、メールアドレスが書かれているはずです。
これらをお使いのパソコンのメールソフトに設定します。
その前にメールサーバの種類に触れて見たいと思います。
詳細について理解する必要はありません。
メールサービスが、受信メールと送信メールの両方にどれを使用するかが分かれば良いです。
POP3は特に個人的なメールアカウントに使用されます。
IMAPはビジネス用のメールアカウントに広く使用されています。
SMTPは送信メールのみ処理し、POP3またはIMAPと併用されて使用されます。
このことを頭の片隅に留めておいてください。

さて、お使いのパソコンのメールソフトにアカウントを設定します。
お使いのパソコンがMacかWindowsか、またはメールソフトで設定画面の様式がそれぞれ違いますので、画面様式に添って、正しく設定を行って下さい。
先ほどメールサーバの種類について述べましたが、受信メールサーバ設定の画面で、POP3か、IMAPか選択する項目があると思います。
一般的にはPOP3を選択します。
設定が終わったら受信ボタンを押してみましょう。
エラーが出なければOKです。

3.メールの書き方

ビジネスメールの書き方にちょっと触れてみます。
まず、件名は短く具体的に書きましょう。
大量のメールを処理しなければならない人に、件名が明確でないメールを送信すると捨てられる恐れがあります。
悪い例は「打ち合わせの件」、良い例は「4/10(土)午前10時の打ち合わせの件」、何についての用件なのかをイメージできるような言葉を入れましょう。

次はビジネスメールの定型フォマットです。
宛先、確実に相手に伝わるように、本文中にも宛先を書きましょう。
書き出し、「いつもお世話になります」「お疲れ様です」名乗り、「株式会社山田商事 営業部 山田太郎」 宛先と同じように、組織名と所属部署、名称を書きましょう。
本文、何より分かりやすく書くことが肝心です。
結び、「よろしくお願いします。」「用件のみにて失礼します」署名、メールアドレスが入った文字列をメール文の最後につけるのが一般的です。

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